(1) PC-Sicherheit
(2) Übersetzer und Technischer Redakteur

20./21. September 2002

Die Tagung bot gleich zwei Themen, die Interessierte nach Dortmund lockten: PC-Sicherheit und die Zusammenarbeit von Übersetzer und Technischem Redakteur.

In der Endphase des bundesdeutschen Wahlkampfes ließen wir Kanzler Schröder in direkter Nachbarschaft seinem Geschäft nachgehen, während wir in gewohnt freundlicher Atmosphäre Erfahrungen austauschten und Neues lernten. Dass der Referent, noch bevor er überhaupt einchecken konnte, bereits mit Fragen bombardiert wurde, lag wohl auch daran, dass ein außerordentlich stark entwickeltes Gefährdungsbewusstsein die PC-Nutzer bereits am Freitagabend in einen Zustand erwartungsvoller Unruhe versetzte.

Der in Nürnberg beheimatete Alexander von Obert, langjähriges Mitglied der tekom, Gesellschaft für technische Kommunikation e.V., der eine sehr umfangreiche Homepage mit vielen Infos auch für Übersetzer unterhält (www.techwriter.de), referierte am Samstag Vormittag über die möglichen Gefahren, denen die Daten und Programme auf PCs ausgesetzt sind. Wer jetzt gleich an Viren denkt ist zwar auf der richtigen Spur, hat aber die erste Gefahrenstufe schon übersprungen. Die grundlegende Gefahr lauert bereits da, wo das Kabel drinsteckt - in der Steckdose.

Wie viele elektrische Geräte betreiben wir im Umfeld unseres PCs? Telefon, Fax, Rechner, Bildschirm und Drucker gehören zur Grundausstattung eines Arbeitsplatzes. Diese Geräte hängen mit Kabeln an der Steckdose, jedes Kabel bildet, weil es in einer Schleife von der Steckdose zum Gerät und über weitere Kabel wieder zurück führt, eine Induktionsschleife. Auch wenn ich die physikalischen Erläuterungen nicht wirklich verstanden habe, wurde selbst mir klar: Wo viele Schleifen sind, ist die Gefahr am größten. Erfreulich ist, dass die Risikominimierung auch ohne naturwissenschaftliche Klimmzüge realisiert werden kann. Eine Steckdosenleiste mit Überspannungsschutz ist bereits eine gute Basis für störungsfreien PC-Betrieb.

Vor Überspannung gesichert, aber dem Gegenteil noch ausgeliefert, wenden wir uns dem nächsten Problem zu: Immer wieder kommt es zu Unterbrechungen der Stromversorgung, die selbst als kurze Störung einen Totalverlust von Daten bewirken können, wenn sie während des Betriebs auftreten. Um einen Absturz und Datenverlust zu vermeiden ist es unabdingbar, die Stromversorgung wenigstens für etwa fünf Minuten durch ein vorgeschaltetes Gerät aufrecht zu erhalten, damit der Rechner geordnet herunter gefahren werden kann. Dieses Gerät heißt USV = unterbrechungsfreie Stromversorgung und wird im Fachhandel ab 150 € angeboten (Überspannungsschutz üblicherweise bereits integriert). Um zu entscheiden, welche Leistung die USV benötigt, um dem individuellen Bedarf zu genügen, addiert man die Leistung (in Watt) der Geräte, die man zum Herunterfahren des Rechners benötigt. Beispiel: Ein Pentium II Rechner hat eine angegebene Leistung von 100 Watt, der angeschlossene LCD Bildschirm hat 30 Watt. Die Summe multipliziert man mit einem Faktor irgendwo zwischen 1,5 und 2. Diese Zahl, jetzt aber nicht mehr in Watt sondern in VA (Voltampere) ausgedrückt, ist die Leistung, die die USV als einfache Stand-by Stromversorgung aufweisen sollte, um plötzliche Versorgungslöcher zu stopfen.

Dass das Arbeitsequipment nach Möglichkeit einen eigenen extra gesicherten Stromkreis besitzt, der vom Stromkreis der Waschmaschine und der zum Staubsaugen benutzten Steckdose getrennt ist, gilt sowieso als selbstverständlich.

Nachdem wir nun die störungsfreie Funktion des PCs abgesichert haben, wenden wir uns dem Rechner selbst zu. Ein handelsüblicher PC wird meist gleich mit Software geliefert, die ein entscheidendes Sicherheitsrisiko darstellt, da sie meist nur drei unterschiedliche Laufwerke zulässt und erkennt. Da wäre zunächst das Diskettenlaufwerk (üblicherweise A genannt), dann die Festplatte (C) und ein CD-Laufwerk (D). Für professionelle Anwendungen sei dieses einfache Strickmuster gar überhaupt nicht zu gebrauchen, klärte Herr von Obert mich auf (die Anderen wussten das schon).

Sinnvoll ist eine Partition der Festplatte in mindestens drei Bereiche. Bereich C für das Betriebssystem, empfohlene Größe etwa 1 GB, Bereich D für eigene Daten (1 GB) und Bereich E für installierte Programme und Daten, die nicht gesichert werden müssen. Diese Partition weist gleich mehrere Vorteile auf. Stürzt das System ab, wird nur Bereich C neu installiert, der Datenbereich bleibt unberührt. Außerdem kann die Datensicherung relativ einfach durchgeführt werden. In regelmäßigen Abständen sichert man einfach Laufwerk D (eigene Daten) komplett. Bei einer Größe von 1 GB passt die Menge auf eine CD, die dann monatlich zur Bank getragen und dort weggeschlossen wird. Das Volumen der Datensicherungen eines Jahres entspricht also nur 12 CDs.

Um eigene Daten zu sichern reicht aber die Sicherung allein nicht aus, man muss sie auch finden können. Zu diesem Zweck ist es dienlich, eine Dateinamenkonvention zu erstellen und sich konsequent daran zu halten. Eine mögliche Konvention könnte den Kundennamen, Zweck und das Datum enthalten. Als Datumsformat bietet sich JJMMTT an, da in dieser Form alle Dateien innerhalb eines Kundennamens chronologisch geordnet angezeigt werden.

Sollen Dateien an einen Kunden geschickt werden, muss die Konvention anders aussehen, sonst bekäme ja der Kunde MÜLLERCHEN von allen seinen Geschäftspartnern Dateien mit dem aussagekräftigen Namen MÜLLERCHENdatum.

Zum Versand von Dateien an Kunden rät von Obert sowieso zum ZIPPEN. Die Erstellung eines ZIP-Archivs mit Dateien empfiehlt sich aus verschiedenen Gründen. Soll ein Kunde mehrere Dateien erhalten, so werden sie alle in ein Archiv gepackt, dessen Namen nach dem alten Dateinamenmuster 8.3 (erst 8 Stellen, nach dem Punkt 3 Stellen) erstellt ist. Auf diese Weise ist gesichert, dass der Empfänger entweder alles erhält oder nichts. Die leidige Diskussion, man habe zwar die e-mail erhalten, aber die besonders wichtige Datei xy sei gerade nicht dabei gewesen, entfällt. Zweiter Vorteil ist die Übertragungsdauer von gepackten Dateien, die je nach Art ganz erheblich im Umfang reduziert werden können. Und nicht zuletzt ist der CRC-Wert einer ZIP-Datei ein Echtheitszertifikat, das im Zweifelsfall als Beweis dient, wenn über die abgelieferte Übersetzung Uneinigkeit entsteht.

Wenn nun also der PC störungsfrei funktioniert und wir regelmäßig unsere Daten sichern, müsste eigentlich alles klar sein, oder? Natürlich nicht! Gesetze verpflichten uns, Daten über Jahre und Jahrzehnte hinweg reproduzierbar vorzuhalten. Dafür benötigt man Speichermedien, die über diese Zeiträume hinweg funktionieren. Magnetische Datenträger sind ungeeignet, auch bei der Verwendung von CDs sollte man zu den teureren Rohlingen greifen. Und dann ist die Frage, ob in zwanzig Jahren überhaupt noch Programme existieren, mit denen die Daten wieder gelesen werden können... Im Zweifelsfall muss für die Datenarchivierung daher doch wieder das gute alte Papier benutzt werden. Eine sichere Aufbewahrung außer Haus versteht sich von selbst.

Unter der Überschrift "Viren, Würmer und anderes Getier" wurde es glücklicherweise nicht eklig, denn es ging nur um Informationen, die von Rechner zu Rechner geschickt werden. Ob Programme oder nur Text mit der Aufforderung etwas zu tun, Viren benutzen die Infrastruktur des befallenen Rechners, um sich zu verbreiten. Oft begünstigt die Sorglosigkeit oder Unüberlegtheit des Benutzers die Verbreitung des Virus ganz erheblich. So sollten PC-Nutzer folgende Sicherheitsregeln befolgen: Betriebssystem und Programme mit hoher Sicherheitsstufe einstellen, Firewalls und/oder Virenscanner installieren und regelmäßig "updaten". Der PC-Nutzer kann Newsletter abonnieren, die vor neuen Viren warnen. Vor allem aber ist umsichtiges und vorsichtiges Verhalten gefragt. Zweifelhafte e-mails mit unbekanntem Absender oder Anlagen mit dem Zusatz .exe sind mit äußerster Vorsicht zu behandeln und im Zweifelsfall zu löschen. Eingegangene e-mails nur bei getrennter Datenverbindung lesen.

Sollte doch ein Virus zugeschlagen haben, gilt zunächst: Ruhe bewahren, Rechner vom Netz trennen, Fachmann holen. Hat der Fachmann den Virus gefunden und entfernt, bleiben manchmal Dateileichen zurück und Daten sind verloren. Dann ist es gut, wenn man auf eine regelmäßige Datensicherung zurück greifen kann... Aber Vorsicht, auch auf Datenträgern könnte sich der Virus bereits befinden. Diese sind zu säubern und gegebenenfalls zu vernichten.

Sollen nun Daten nicht in unbefugte Hände gelangen ist es sinnvoll, sie mit einem Passwort zu schützen. Zu diesem Zweck haben Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme üblicherweise eine entsprechende Funktion. Damit ist zumindest sicher gestellt, dass die Putzfrau nicht mal eben nachsieht, woran wir gerade so arbeiten.

Aber auch die ungewollte Verbreitung von Daten durch uns selbst ist ein Risiko. Benutzt man eine Diskette mehrmals, nutzt das einfache Löschen von Dateien nicht aus, um diese unleserlich zu machen. Spezialisten können mit einfachsten Mitteln nachlesen, was Sie für die Konkurrenz bereits übersetzt haben! Also: bevor eine Diskette überschrieben wird, sollte eine Formatierung durchgeführt werden, die wirklich alle Daten zerstört.

Im zweiten Teil des Tages ließ das Gefühl der Bedrohung deutlich nach, denn Technischer Redakteur und Übersetzer sind keine Gegner - jedenfalls nicht notwendigerweise... Die Zielsetzung macht die zwei Berufsgruppen zu Verbündeten: Nutzern die Handhabung von Geräten oder Maschinen verständlich erklären. Dabei muss der Redakteur während der Produktionsphase bereits die Bedienungsanleitung schreiben, ohne das Gerät tatsächlich vor sich zu haben. Dem Übersetzer geht es genau so, da auch seine Arbeit bereits bei der Auslieferung der Ware fertig gedruckt beigepackt werden muss. Aufgrund des rigiden Terminplans muss sich der Übersetzer auf industrielle Arbeitsbedingungen einlassen, die vom Auftraggeber vorgegeben werden. Das schließt zunächst die benutzte Software ein, wobei einfache Textverarbeitungsprogramme kaum Verwendung finden. Statt dessen werden QuarkXPress, Quicksilver, Framemaker und andere eingesetzt, die wohl nicht jeder Übersetzer üblicherweise benutzt. Dass der Übersetzer das notwendige technische Verständnis für das Produkt aufbringt, liegt sowieso auf der Hand. Waschmaschinen oder Videorecorder kann wohl jede(r) von uns bedienen, aber wie steht es mit Druckmaschinen oder anderen High-Tech-Geräten?

Nach technischer Qualifikation und Verfügbarkeit der Software entscheidet auch die Kapazität des Übersetzers über eine mögliche Auftragsvergabe. 10 Seiten pro Tag werden meist erwartet.

Haben nun Einzelkämpfer überhaupt Chancen auf einen Auftrag? Ja, meint von Obert. Sie sind flexibler als interne Übersetzer, verlässlicher als irgendein Mitarbeiter der nationalen Vertretung und bieten mehr Konsistenz als eine Agentur, die nicht immer dieselben Übersetzer für einen Kunden beauftragt.

Im Zweifelsfall sind externe Übersetzer allerdings, zumindest vordergründig, teurer als eine hausinterne Lösung. Die Preise, die Technische Redaktionen für Übersetzungen zu zahlen bereit sind, liegen zwischen 40 und 70 EUR pro Stunde, 1,10 und 2,10 EUR pro Zeile oder 0,15 und 0,60 EUR pro Wort. Einmaliges Korrekturlesen versteht sich inklusive, Nebenkosten gehen extra. Dass die Übersetzung fehlerfrei, vollständig und termingerecht eingereicht wird, versteht sich von selbst.

Nachdem der Referent auf einige der - natürlich im Voraus - zwischen beiden Parteien bei einem Übersetzungsauftrag zu vereinbarenden Punkte eingegangen war, endete er die Tagung am späten Nachmittag mit 10 Geboten jeweils für den Auftraggeber und den Übersetzer. Dazu gehörte die Ermahnung an die Technischen Redakteure "Nehmen Sie Fragen und Korrekturen des Übersetzers ernst!" sowie der an Übersetzer gerichtete Hinweis "Sie müssen nicht der Billigste sein ... aber der mit der besten Qualität."

Insgesamt war auch diese Gasttagung wieder sehr informativ (auch wegen der zur Verfügung gestellten Unterlagen!). Nebenbei hat es Spaß gemacht, Kolleginnen und Kollegen zu treffen und sich mit ihnen auszutauschen, denn ich stelle immer wieder fest, dass wir doch alle sehr unterschiedlich arbeiten.

Jutta Profijt